La certification de La Haye est une procédure internationale établie par la Convention de La Haye de 1961 ; elle permet de valider l'usage d'un document à l'étranger. Elle ne certifie pas le contenu du document, mais authentifie uniquement la première signature ou le premier sceau figurant sur celui-ci, en confirmant que son auteur est véritablement habilité à le faire.

Le 8 mars 2023, la Chine a adhéré à la « Convention relative à la suppression de l'exigence de légalisation des actes publics étrangers » (ci-après la « Convention »). Cette Convention est entrée en vigueur en Chine le 7 novembre 2023. Depuis cette date, la Chine peut délivrer l'apostille ; tout document muni de cette apostille peut circuler entre les États signataires de la Convention sans qu'une légalisation consulaire soit nécessaire.

Pour les pays non signataires de la Convention, la Chine continue d'appliquer la procédure traditionnelle de légalisation consulaire.

https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/full-text/?cid=41

L'apostille est un certificat au format fixe, applicable entre les États signataires de la Convention, destiné à remplacer la légalisation consulaire traditionnelle. Dès qu'un document est muni de cette apostille, il peut circuler librement entre les États signataires de la Convention sans autre formalité.

La Convention impose des exigences strictes quant à la forme de l'apostille, qui comporte normalement dix éléments :

1. Pays d'origine du document ;

2. Signataire du document ;

3. Identité du signataire ;

4. Nom du sceau ou du cachet ;

5. Lieu de délivrance ;

6. Date de délivrance ;

7. Nom de l'autorité délivrant l'apostille ;

8. Numéro d'enregistrement de l'apostille ;

9. Sceau du bureau de l'autorité compétente ;

10. Signature.

Afin de faciliter l'usage des actes publics à l'étranger, l'apostille est généralement rédigée selon un modèle bilingue ou trilingue comprenant l'anglais, le français et/ou la langue nationale, ce qui en accroît l'acceptation.

http://hcch.e-vision.nl/index_en.php?act=conventions.status&cid=41

Les documents commerciaux pouvant faire l'objet d'une certification de La Haye comprennent notamment : les certificats d'enregistrement, les justificatifs de personnalité morale, les accords, les contrats, les procurations, les déclarations, les certificats, les lettres de nomination, les certificats de marque, les attestations d'actifs, les attestations bancaires, les informations relatives aux administrateurs et aux actionnaires, les statuts, les procès-verbaux de réunions, les documents de changement de dénomination sociale, les factures, les certificats d'origine, les déclarations en douane, les certificats de produits, les fiches techniques et tout autre document d'entreprise.

Choix du notaire :

- Option notaire public : le notaire peut certifier l'authenticité des documents ; le demandeur doit présenter l'original du document et sa pièce d'identité (passeport, permis de conduire, etc.).

- Option avocat assermenté : dans certains pays, les documents commerciaux doivent être certifiés par un avocat titulaire d'un certificat d'aptitude.

Dépôt des documents : le demandeur remet les documents mentionnés ci-dessus au notaire.

Vérification et certification : le notaire vérifie l'authenticité et appose son sceau notarial.

Dépôt ou envoi des documents à l'autorité compétente pour la certification de La Haye : le demandeur peut envoyer par courrier ou remettre en mains propres les documents notariés, accompagnés d'une copie du passeport, à l'autorité compétente.

Vérification et certification : l'autorité examine les documents et, après vérification, y appose la mention de la certification de La Haye.

Délivrance du document certifié : le demandeur peut récupérer le document mentionné de la certification de La Haye, après la certification.

Le délai total varie selon la législation de chaque pays ; il faut généralement entre 5 et 10 jours ouvrables à partir de la certification notariale locale jusqu'à l'obtention de l'apostille. Un service express peut être proposé dans certains pays ou en cas d'urgence, moyennant des frais supplémentaires.